Оптимизация процессов делопроизводства с нового рабочего года

ВИДЕО На базе платформы возможно создание системы электронного документооборота, воплощающей в себе потребности в автоматизации процессов делопроизводства как небольших коммерческих компаний, так и крупных холдингов с разветвленной структурой или организаций госсектора. Платформа обеспечивает надежное функционирование и гибкие настройки конфигурации СЭД, адаптированной под специфику конкретного заказчика. Ускорение документооборота в 20 раз сократить время передачи документов между подразделениями Эффективный контроль бизнес-процессов ускорить процесс принятия решений по документам и эффективно контролировать их исполнение Цели создания: Веб-интерфейс для работы на персональных компьютерах: Веб-интерфейс для работы на мобильных устройствах смартфоны и планшеты: Создание документов различных типов и видов:

Назначение системы

Кадровое делопроизводство Любой бизнес - это не только цели, задачи и достижение поставленного результата, но и правильное оформление всех этапов хозяйственной деятельности компании с точки зрения соответствия Законодательству Республики Беларусь. Это касается не только экономических операций, но и делопроизводства и кадрового делопроизводства. Порой ошибки в оформлении сотрудников и в ведение отчетности по ним, а так же нарушения в части ведения делопроизводства в компании приводят к снижению того финансово-экономического результата, к которому долго и кропотливо шла вся компания.

Как обезопасить бизнес в такой ситуации? Да, можно нанять штатного кадровика и делопроизводителя, которым нужно платить немаленькую заработную плату, и которые, к сожалению, не несут никакой ответственности перед государственными инстанциями, которые при проверке выставят штрафы компании. А можно обратиться за квалифицированной помощью в компанию, которая не только будет правильно вести Ваше кадровое делопроизводство, но и будет нести ответственность за этот процесс перед проверяющими инстанциями.

Организация документооборота и делопроизводства на предприятии. на предприятии является одним из ключевых звеньев любого бизнес-процесса. каждого предприятия и помогает оптимизировать схему управления.

Поэтому для получения отдачи от применения систем документооборота повышение эффективности бизнес-процессов , необходимо использовать специальные технологии, которые обеспечивают процессы создания, управления, обработки, распространения и хранения электронных документов, а также позволяют автоматизировать бизнес-процессы с их участием. Классический документооборот обеспечивает автоматизацию документооборота основных и вспомогательных бизнес-процессов.

Центральным звеном системы является хранилище, куда помещаются электронные версии документов. Таким образом, обеспечивается полнотекстовый поиск, контроль версий, разграничение прав доступа и возможность групповой работы. Такие системы документооборота позволяют быстро создавать документ, назначать маршруты согласования и утверждения документа и рассылать его непосредственным исполнителям.

Использование -приложений обеспечивает сотрудникам безопасный доступ, проектное управление и работу с документами и п вне офиса через Интернет, например в командировке или дома. Документы являются обязательным атрибутом бизнес-процессов любого предприятия, например, таких как оформление заказов, заявок, рекламаций, оплата счетов и т. Они обеспечивают взаимодействие с клиентами и партнерами, структурных подразделений и отдельных сотрудников.

Документы — это инструмент выполнения простых ежедневных операций и причина организационных изменений. Они присутствуют во всех сферах жизнедеятельности предприятия, и от эффективности их обработки напрямую зависит успех бизнеса. Самые развитые системы документооборота обычно включают следующие функциональные блоки, которые по замыслу производителей призваны решать перечисленные задачи: Автоматизация управления стандартными операционными процедурами фокусируется на следующих задачах:

Решение «Межведомственный электронный документооборот»

Цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота Управление организациями и предприятиями основано на следующих процессах: Процессы делопроизводства и документооборота рассматриваются, прежде всего, как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. Документационное обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации: Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации.

Традиционная организация работы служб делопроизводства таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций: Все перечисленные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными материалами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

Практика применения UML для проектирования бизнес процессов и схемы бизнес-процессов непосредственно в пользовательском режиме, т.е. без.

Актуальность цели и задач исследования во введении курсового проекта, суть и особенности, а также готовый образец плана, содержания и возможность бесплатно скачать пример. Сегодня практически на каждом предприятии документооборот происходит с помощью бумажных пакетов документов и внутренних баз данных отделов на основе разрозненных и не связанных документов и . Каждый этап не синхронизирован и в делопроизводстве имеются значительные потери бумажных носителей.

При этом многие бумажные носители делаются по не регламентированным предприятием формам, а на усмотрение автора документа. Другими словами, актуальность автоматизации документооборота в курсовой работе обусловлена разрозненным документооборотом на большинстве существующих предприятий и необходимостью повышения эффективности работы предприятий и организаций в части делопроизводства. Для более глубокого понимания сути в данной статье представлены рекомендации по написанию таких тем курсовых работ по документообороту, пример которых приведен в таблице ниже.

Курсовая работа: Анализ существующей системы делопроизводства 2. Предложения по совершенствование документационного обеспечения организации 3. Курсовой проект: Общая характеристика документооборота современного предприятия 4.

Составляем регламент (на примере бизнес-процессов делопроизводства)

Роль документов в коммерческой организации: Такое мнение сложилось во время появления первых российских систем делопроизводства, ориентированных на государственные учреждения и крупнейшие государственные предприятия. Бизнес-заказчиками таких систем, как правило, являются специальные управления документационного обеспечения управления ДОУ в государственных учреждениях и компаниях.

Одними из лучших российских систем, рассчитанных на решение этих задач, являются программные продукты компаний"Интер-Траст", и"Электронные офисные системы ЭОС". В этих организациях их еще иногда называют"фабриками бумаг" генерируется огромное количество документов, которые необходимо хранить длительный период времени по определенным правилам, поэтому возникает потребность в еще одном специализированном решении - электронном архиве.

Подобные системы установлены также и во многих коммерческих компаниях.

Схемы процессов, созданные посредством стандарта IDEF0, Инструкция по делопроизводству, и механизмы реализации операций.

Главная Решения Делопроизводство и электронный документооборот Делопроизводство и электронный документооборот Это система, предназначенная для управления информационными потоками и электронной документацией проектных, конструкторских, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: - Инструмент для удобного хранения данных и коллективной работы над проектами и автоматизирует работу проектной организации.

С помощью программы можно создать базу данных со стандартами предприятия, редкими документами, документами для служебного пользования. Специализированный программный продукт для обеспечения непрерывной информационной поддержки основных бизнес-процессов предприятия, таких как электронный архив и документооборот предприятия, конструкторско-технологическая подготовка, планирование и управление производством и т.

Серия профессиональных программных продуктов , , для работы со сканированными документами в машиностроении, архитектуре, строительстве, ГИС, электронике, электротехнике и других областях проектирования. -система, обеспечивающая организацию коллективной работы сотрудников предприятия группы предприятий с данными об изделии и о связанных с ним процессах на всех этапах его жизненного цикла.

Документооборот

При этом задачи, которые стоят перед системами такого класса делятся на две группы: Документы и сообщения, поступающие в компанию, должны проходить определенные стадии разработки, принятые регламентом организации. Кроме того, работа с любыми видами документов должна быть настроена в контексте общих бизнес-процессов, связана и консолидирована с ними. Принимая во внимание эти условия, ведение делопроизводства с помощью систем электронного документооборота должно отвечать следующим параметрам: При использовании автоматизированных систем для ведения делопроизводства процедура работы с документами не меняется кардинальным образом.

Схема бизнес-процесса, в котором участвует договор, с точки зрения В BPM-системе ELMA процессный подход к делопроизводству.

Подписание электронных документов квалифицированной электронной подписью Ведение электронного архива Электронный архив документов позволяет централизованно хранить входящую и исходящую корреспонденцию и прочие управленческие документы. Электронный архив документов включает следующие возможности: Карточка исходящего документа основные атрибуты Регистрация документов Регистрация документов производится в соответствии с рекомендациями ГСДОУ.

Карточка дела Рис. Карточка журнала регистрации Рис. Карточка исходящего документа атрибуты регистрации В основе модуля лежит простота и привычные приемы работы с официальной перепиской и управленческими документами в организациях. Для делопроизводителей создано представление, которое визуально ничем не отличается от обычного журнала регистрации документов, который делопроизводители ведут в бумажном виде или в файле Рис.

Перечень отображаемых столбцов преднастроен, но доступен для редактирования самим пользователем. Также для удобства пользователей настроено навигационное меню, которое позволяет быстро перейти к нужному разделу модуля Рис. При этом исходящий адрес и текст письма настраиваются для каждого юридического лица или филиала организации, а адреса контрагентов и тема сообщения автоматически подставляются из атрибутов карточки исходящего документа.

Для каждого этапа процесса есть возможность задать сроки обработки документа, также настроена отправка уведомления об истечении срока о приближении срока как исполнителю задания, так и его руководителю. Процесс состоит из следующих шагов:

Компоненты системы

В системе АСУД реализованы все основные бизнес-процессы в области делопроизводства и организационно-распорядительного документооборота, а также поддержка работы с договорами. Обеспечена возможность одновременной работы с документом нескольких пользователей включая редактирование и согласование , детального отслеживания всех этапов согласования и исполнения документов, реализовано строгое разграничение прав доступа к документам.

Благодаря возможностям территориально-распределенной работы платформы система обеспечивает поддержку многофилиальности. При этом для каждой подключенной к системе организации в рамках единого хранилища документов системы могут быть выделены отдельные сегменты хранилища, в которых возможна индивидуальная настройка прав доступа, и бизнес-процессов для конкретной организации. При необходимости, индивидуальный сегмент хранилища организации может быть размещен на отдельной программно-аппаратной площадке с возможностью настройки репликации необходимых данных с центральной системой.

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. 36]: • электронное делопроизводство; • электронный документооборот;.

Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска. На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, то есть описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях.

Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного — вполне вероятно. В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ — контроля исполнения задач по документам. Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

ТЯЖЕЛАЯ ПРОМЫШЛЕННОСТЬ И МЕТАЛЛУРГИЯ

Область просмотра содержимого папки представления; Папка"Избранное" новая функция в версии 5 ; Строка поиска; Строка состояния. Все основные команды доступны из ленты и контекстных меню, открывающихся при нажатии правой кнопки мыши на одном из элементов. -клиент — полнофункциональное рабочее место пользователя , которое предоставляет пользователю доступ к системе через интернет-браузер, без необходимости установки на рабочее место дополнительных компонент.

Он позволяет пользователю выполнять в системе все необходимые функции: Пользователь может работать с -клиентом с любого устройства, будь то настольный компьютер, ноутбук, планшет или телефон, необходим лишь браузер и доступ к сети интернет. Ключевые преимущества Современный веб-интерфейс Модуль имеет полностью вебный интерфейс, созданный с учетом всех современных тенденций и трендов в создании интерфейсов.

Все приложения работают на основе бизнес-процессов, что позволяет .. для наглядного визуального представления схемы бизнес-процесса человеку. .. процессы делопроизводства и ведение электронного документооборота.

Ход проекта В рамках проекта автоматизированы основные процессы документационного обеспечения управленческой деятельности — работа с входящими письмами, работа с исходящими письмами, работа с организационно-распорядительными документами приказы, распоряжения, протоколы , работа с внутренними документами служебные записки, реестры описи , заявки. Настроены виды документов, автозаполняемые шаблоны документов, правила согласования отдельных видов документов.

Подготовлены инструкции пользователей, с учетом адаптации к специфике работы предприятия, что не входило в организационные рамки проекта. Специфика проекта Территориальная распределенность. Подразделения имеют функциональную централизацию с региональным присутствием. Ряд служб, обеспечивающих кадровый и бухгалтерский учет, находятся на аутсорсинге. Настройка регламентов позволила сделать жизненный цикл документа непрерывным; Создание виртуальных подразделений. Для систематизации и унификации регламентов настроена организационная структура Общества с учетом территориального распределения.

Удаленное обучение. Проектные ограничения Частичный охват пользователей из Отсутствие интеграции с системой управления персоналом в рамках реализации проекта Миграция исторических данных из действующей на период старта проекта не предусмотрена Проектные решения и инструкции пользователя не разрабатываются Функциональные рамки подразумевают стандартный функционал, реализуемый посредством настроек и модификаций Итоги проекта Охват пользователей на момент перехода в промышленную эксплуатацию — человек.

Пример описания бизнес-процесса